Software
OS-Laufwerk und Records Management

UBitLink File ist eine gut akzeptierte, einfach zu bedienende und günstig zu betreibende Dokumentenablage mit über 5'000 aktiven Anwendern.

In der Schweiz wird eine geschäftsverwaltungstaugliche Ablagestruktur für Dokumente als Ordnungssystem bezeichnet und mit OS abgekürzt. Das OS-Laufwerk macht diese Ordnung im Datei-Explorer nutzbar.

Die Reduktion auf das absolut Notwendige und die konsequente Einbindung in den Windows-Standard  macht diese  professionelle Dokumentenverwaltung im täglichen Gebrauch fast unsichtbar. Vermutlich kommt daher die hohe Akzeptanz bei den Anwendern.

Dank OS-Laufwerk effiziente Dokumentenverarbeitung

UBitLink File in vielerlei Hinsicht einmalig. Im Sinne eines pragmatischen Records Management Systems bietet es für Anwender und Betrieb Vorteile: 

  • Baut auf dem Dateisystem auf: für die Ablage werden  Datei-Server-Freigaben verwendet. Das System beruht auf den Standards von Windows. Active Directory und Windows Filesystem bieten hohe Daten- und Zugriffssicherheit. Die Infrastruktur ist günstig und meist schon vorhanden.

  • Läuft im Dateiexplorer: die Anwender können in ihrer gewohnten Umgebung mit den gewohnten Methoden weiterarbeiten (Drag-n-drop, copy/paste, etc.). Die Windows-Funktionalitäten des Dateisystems werden unterstützt ("Senden an",  ZIP- Erstellen, ...). 

  • Mehrsprachige Ablagestruktur: das Ordnungssystem kann in beliebig vielen Sprachen hinterlegt werden und wird automatisch in der Sprache des Anwenders angezeigt. Verknüpfungen und Zeiger auf Dokumente bleiben in allen Sprachen gültig. 

  • Mehrsprachige Anwendung: dort wo eigene Masken angezeigt werden ist UBitLink von Grund auf mehrsprachig ausgelegt, steht in Englisch und den Schweizer Landessprachen (Deutsch, Französisch, Italienisch) zur Verfügung. Weitere Sprachen können ergänzt werden.

  • Aufhebung der Pfadlängenbegrenzung: Ablagestrukturen können mit sprechenden Namen in ausreichender Tiefe angelegt werden. Die Benutzer können in ihren Dossiers Unterstrukturen anlegen, ohne rasch auf die typischen Pfadlängenprobleme von Office zu stossen.

  • Office-Vorlagen integriert: die in den Dossiers hinterlegten Metadaten werden für die Erzeugung von Briefen genutzt (Absender, Aktenzeichen, ...). Die Vorlagen selbst werden in UBitLink hinterlegt und können zentral verwaltet werden.

  • Outlook-Nachrichten zum Geschäft: Sortierung und Suche wie in Outlook. Eine automatische geschäftsbezogene Übernahme ist möglich (UBitLink Outlook). Wenn alle E-Mails im Geschäft abgelegt werden, ist die Stellvertretung kein Problem.

  • Unterstützung verteilter Ablagen: grosse Organisationen benötigen eine zentrale Ablagestruktur. Diese ist bei verteilten Standorten langsam und störungsanfällig. Mit UBitLink laufen lokale Geschäfte auf lokalen Servern. Bei Bedarf ist der Zugriff von allen Standorten aus gewährleistet. Die Archivierung kann zentral erfolgen.

  • Integration von Post Ein- und Ausgang (Scanning): es werden sowohl zentrale als auch dezentrale Registraturen unterstützt. Die Ablage der eingescannten Dokumente erfolgt in den Geschäftsdossiers. Zusätzliche Metadaten können erfasst werden.

  • Volltextindexierung: eine serverbasierte Volltextindexierung stellt sicher, dass Dokumente einfach nach ihrem Inhalt gefunden werden können. Die Indexe selbst sind durch die gleichen Berechtigungen geschützt, wie die Dokumente in den Dossiers.

  • Professionelles Berechtigungsmanagement: nur berechtigte Personen können Dossiers (Geschäftsverzeichnisse) anlegen und Berechtigungen auf Ebene Geschäft vergeben. Der übliche Ablagen-Wildwuchs kann damit unterbunden werden. Im Sinne der einfachen Kollaboration können  Berechtigungen von den Benutzern selbst erweitert werden (hinzufügen von weiteren Gruppen oder Personen).

  • Dokumenten-Lifecycle: Geschäftsdossiers können nach Abschluss der Arbeiten als abgeschlossen gekennzeichnet werden. Die Inhalte stehen dann nur noch lesend zur Verfügung. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist können die Verzeichnisse archiviert oder gelöscht werden.

  • Archivierung: die Aussonderungsschnittstelle für archivwürdige Dossiers im von den öffentlichen Archiven in der Schweiz geforderten Format (eCH-0160) ist in Arbeit. Die Metadaten werden gemäss SIP als XML, die Dokumente als PDF bereitgestellt.

  • Monitoring: die Entwicklung der Dokumentenlandschaft kann mit einfachen Mitteln verfolgt werden. Regelmässige Reports zeigen die Veränderungen auf. Lange ruhende Geschäfte können erkannt und abgeschlossen werden. Dossiers mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist können der Aussonderung zugeführt werden. 

Rasche Einführung ist mit vernünftigem Aufwand

Die Einführung von UBitLink File wird als Projekt mit organisatorischen und technischen Teilen realisiert. Je nach Grösse und Ausgangslage ist mit  einer Projektdauer von 3-12 Monaten ist zu rechnen.

Organisatorische Vorbereitung und Begleitung:

  • Entwicklung Ordnungssystem: das OS wird gemeinsam mit allen Verantwortlichen Gruppen aufgebaut. Diese Aufgabe kann nicht im Elfenbeinturm erledigt werden, die Basis muss einbezogen werden, wenn hohe Akzeptanz angestrebt wird (siehe auch OS-Entwicklung). Eine bestehende Ablagestruktur kann bei Eignung einfach übernommen werden. Die Übersetzung des OS in weitere Sprachen kann nachträglich erfolgen.

  • Entwicklung RM-Organisation: gemeinsam mit dem Kader werden die Regeln für die Verarbeitung von Dokumenten festgelegt (Organisations-Vorschriften OV). Die Verantwortlichen für die Unterstützung der Mitarbeitenden und die Aufrechterhaltung des Betriebs werden benannt und die Rollen definiert.

  • Ausbildung und Einführung: die Mitarbeitenden werden in die neuen Regeln der Dokumentenverarbeitung eingewiesen. Die Anwendung von UBitLink wird gezeigt, die Zusammenhänge erklärt. Eine 2-3 stündige Ausbildung reicht aus.

  • Datenübernahme: nach der Einführung des technischen Systems werden die Daten aus den bestehenden Ablagen durch die Mitarbeitenden selbst in die Geschäftsdossiers übernommen. Dieser Vorgang muss begleitet werden.

Technische Umsetzung:

  • Aufbau der Infrastruktur: häufig kann UBitLink in eine bestehende Infrastruktur integriert werden. Die benötigten Komponenten werden konfiguriert und getestet. Die Betriebsdokumentation gemeinsam mit der IT auf die konkrete Situation angepasst.

  • Grundkonfiguration: Organisationseinheiten, Mitarbeiterlisten, Berechtigungskonzept und Metadatenstruktur werden aufbereitet und übernommen. Geeignete Schnittstellen müssen bei Bedarf geschaffen oder integriert werden.

  • Implementierung des OS: das Ordnungssystem wird eingespielt und durch die Mitarbeitenden getestet. In einem iterativen Prozess kann das Gesamtsystem optimiert werden.

  • Einführung und Ausbreitung: nachdem die serverseitigen Dienste stehen,  wird die clientseitige Komponente ausgerollt, welche die nahtlose Integration in den Datei-Explorer bewerkstelligt. Diese wird in Form eines MSI-Paketes bereitgestellt.

Voraussetzungen für den Erfolg

UBitLink File hat sich seit vielen Jahren im produktiven Betrieb bewährt. Ursprünglich als Migrationswerkzeug zur Vorbereitung einer Datenübernahme in ein GEVER-System geschaffen, hat es sich in Zusammenarbeit mit bestehender Kunden zu einem eigenständigen Werkzeug entwickelt.

Die Einführung von UBitLink File setzt einen mittleren Reifegrad bei der Umsetzung von Records Management Prozessen voraus. Neben dem Ordnungssystem (Ablagestruktur) muss auch die Organisation zur Unterstützung und Steuerung der Nutzung aufgebaut werden.

Nur die Kombination von Führungswillen, einfachen Prozessen und der langfristigen Bereitstellung von geeigneten Ressourcen für die Unterstützung der Mitarbeiter und des Betriebes wird eine nachhaltig hochwertige Dokumentenverwaltung sicherstellen.

 

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