GEVER oder Records Management Systeme nahtlos im Datei-Explorer nutzen
Die UBitLink-Hybridtechnologie bildet das Ordnungssystem eines GEVER oder Records-Management-Systems im Windows-Dateiexplorer als Laufwerk ab. Eine kurze Einweisung reicht und Anwender können mit der Arbeit loslegen.
Bisher implementiert für: Fabasoft, OneGov Gever (OGG), Acta Nova, SharePoint, Dropbox (weitere auf Anfrage möglich)
Die Bearbeitung ist selbsterklärend und erfolgt mit den gewohnten Windows-Funktionen. Ideal für Mitarbeitende, die nicht in Prozessen arbeiten oder das System selten verwenden (Sachbearbeiter, Externe, Praktikanten, Aussendienst, …).
Konsequenz: die Eintrittsschwelle für die Nutzung von Dokumentenverwaltungssystemen wird erheblich gesenkt. Vollständigkeit, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit sind gewährleistet. Die Anwender fühlen sich nicht bevormundet. Die flächendeckende Verwendung wird gefördert.
Sicherheit: die Steuerung der Inhalte, der Berechtigungen und der angezeigten Metadaten bleibt vollständig beim Quellsystem. Die Anbindung erfolgt über vorhandene Schnittstellen der GEVER-Anwendung (SOAP, REST, WEBDav, …).
UBitLink: intuitive GEVER-Funktionalität im Windows-Explorer
- Intuitives und sehr schnelles navigieren im Ordnungssystem
- Suche mit Windows-Suchfunktion
- Direkter Zugriff auf die zuletzt bearbeiteten Dateien
- Anzeige der wichtigsten Metadaten am Objekt
- Optische Kennzeichnung gesperrter Objekte
- Kopieren ganzer Verzeichnisstrukturen vom Server, USB-Stick etc.
- Drag-n-drop von Mails und Anhängen aus Outlook
- Anhängen von Dateien an neue oder geöffnete Mails mit einem Klick
- Drag-n-drop von Dateien aus GEVER auf externe Datenträger
- Erzeugen von Verknüpfungen zu Verzeichnissen z.B. auf dem Desktop
- Bearbeiten von Objekteigenschaften in GEVER mittels Kontextmenü
- Kopieren von Links auf Dossiers, Unterlagen, Dateien in Dokumente
- Alle Vorlagen aus GEVER über Kontextmenü intuitiv verfügbar (Option)
UBitLink: einfache Offline-Dokumentenbearbeitung
- Mitnahme ganzer Ordner / Dossiers auf dem Laptop
- Offline-Bearbeitung der Dokumente (sofern Berechtigung vorhanden)
- Synchronisieren der Dokumente in beide Richtungen
- Automatische Versionierung
UBitLink: nahtlos und rasch in Ihren IT-Betrieb integriert
- verwendet nur Standardeigenschaften von Windows und GEVER-System
- wird als DOT.NET Dateiexplorer-Erweiterung auf den Clients installiert
- benötigt keine serverseitigen Anpassungen
- ist auf allen aktuellen Windows-Plattformen lauffähig
- ruft für die Bearbeitung von Metadaten den WEB-Client des GEVER-Systems auf
- verwaltet einen intelligienten Cache mit definierten Verfallszeiten
- ist an das Berechtigungskonzept des GEVER-Systems gebunden
- Das GEVER-Laufwerk ist an die API des Quellsystems gebunden