Kompetenzen
Ordnungssysteme und OS-Tool

UBit ist auf die Entwicklung von Ordnungssystemen spezialisiert

UBit Schweiz AG entwickelt seit Jahren Ordnungssysteme für die Verwaltung. Diese früher als Registraturplan bekannten hierarchischen Strukturen sind die Grundlage für die geordnete Dokumentenablage. Die Ordnungssysteme können von GEVER-Systemen (Fabasoft, Acta Nova, OneGov-GEVER, Axioma), von Fachanwendungen oder für die Ablage von Papierdossiers genutzt werden. Die Abgabe an das zuständige Archiv erfolgt auf dieser Grundlage.

UBit hat ein pragmatisches Vorgehen zur Entwicklung von Ordnungssystemen ausgearbeitet, das sich in der Praxis bewährt hat. Dabei wird ausgehend von den Vorgaben des zuständigen Archivs und den gesetzlichen Rahmenbedingungen der Organisation eine aufgabenbasierte Struktur aufgebaut. Bestehende Ablagen können berücksichtigt werden. Die benötigten Metadaten werden gemeinsam mit den zuständigen Gruppen in straff geführten Workshops erhoben und gemeinsam erfasst.

Wir können das Amt dabei in allen Bereichen unterstützen:

  • Prozesse und Organisation für die nachhaltige Pflege des Registraturplanes aufbauen
  • Ordnungssystem / Registraturplan in Workshops erarbeiten
  • Prospektive Bewertung des Ordnungssystems im Team durchführen
  • Begleitung der Abnahme durch das Bundesarchiv
  • Dokumentation rund um das Ordnungssystem aufbauen
    (Berechtigungen, Organisationsvorschriften, Negativliste, ...)
  • Posteingang und Scanning einrichten
    (Beschaffung der Scanner, Abläufe definieren)
  • Schnittstellen zu Umsystemen prüfen und ggf. einrichten

UBit entwickelt das OS-Tool für die Schweizerische Bundesverwaltung

UBit hat für seine Projekte im Bereich Ordnungssysteme beim Bund Werkzeuge implementiert, welche die Entwicklung und Pflege von Registraturplänen stark vereinfachen. Diese Werkzeuge basieren auf den Vorgaben des Bundesarchives BAR und berücksichtigen die Besonderheiten der GEVER-Systeme (Fabasoft und Acta Nova).

Referenzen zu Ordnungssystemen

UBit Schweiz AG hat in den letzten Jahren verschiedene Ordnungssysteme (Registraturpläne) für Ämter der Bundesverwaltung entwickelt. Dabei wurde der Vorläufer des OS-Tool entwickelt, um die Aufgabe in einer benutzerfreundlichen Oberfläche lösen zu können. Kontakte zu Personen in den Referenzämtern werden auf Anfrage gerne vermittelt.

  • Anpassung und genehmigung des OS der Wettbewerbskommission WEKO
  • OS für das Bundesamt für Berufsbildung und Technologie BBT
  • OS für die Kommission für Technologie und Innovation KTI
  • OS für die Vollzugsstelle für den Zivildienst ZIVI
  • OS für das Generalsekretariat GS-EDI
  • Verschmelzung der OS von SBF und BBT zum SBFI
  • OS für as Generalsekretariat GS-WBF
  • OS-Baukasten für den Kanton St. Gallen, OS für alle Ämter
  • OS für die Stadt Schaffhausen

 

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