Einführen von GEVER, Records Management, Dokumentenmanagement

Wir konnten in zahlreichen Projekten zeigen, dass unser pragmatischer Ansatz eine Geschäftsverwaltung einzuführen zum Erfolg führt. Besonderes Augenmerk legen wir darauf die Mitarbeitenden und das Kader ins Projekt einzubinden, damit die Akzeptanz sichergestellt werden kann.

Die Einführung von GEVER  besteht aus den folgenden Aufgaben, welche wir in enger Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber und den betroffenen Leistungserbringern erledigen:

• Analyse der Organisation, der bestehenden Ablagen und Fachanwendungen. Erarbeitung eines amtspezifischen Einführungskonzeptes
• Aufbau einer internen Organisation, welche in der Lage ist GEVER zu steuern und zu betreiben
• Aufbau der Instrumente (Registraturplan, Organisationsvorschriften, Controlling-Instrumente, ...) für die Steuerung und den Betrieb der Dokumentenverwaltung
• Implementation und Test der Systeme gemeinsam mit dem Leistungserbringer (Test-, Integrations-, Produktionsumgebung)
• Bereitstellen der mit Metadaten automatisierten Office-Vorlagen nach Corporate Design
• Integration von bestehenden Fachanwendungen (sofern sinnvoll)
• Migration bestehender elektronischer Datenablagen (sofern sinnvoll)
• Ausbildung der Mitarbeitenden und des Kaders
• Intensive Unterstützung der Anwender in der Eingewöhnungsphase

In unseren Projekten zur Einführung von GEVER-Systemen in der Verwaltung haben wir gelernt, dass es von Vorteil ist, wenn die Anwender den Registraturplan bei der Einführung bereits kennen und der bestehende Dokumentenstamm übernommen wurde. Ist der Registraturplan leer, muss jedes zu bearbeitende Dokument vor der Verwendung in das richtige Dossier überführt werden. Bei hohem Leistungsdruck wird rasch nach Umgehungslösungen gesucht.

Viele Mitarbeitende haben Mühe  sich gleichzeitig in der neuen GEVER-Software und im neuen Registraturplan zurechtzufinden. Die daraus resultierenden Schwierigkeiten können durch eine schrittweise Einführung der Komponenten vermieden werden.

UBit bietet ein Werkzeug an, mit dem es möglich ist, den Registraturplan in einem ersten Schritt aus dem OS-Tool auf einem Serverlaufwerk abzubilden. Das Produkt besteht aus einer Dateiexplorer-Erweiterung und einer Managementkonsole. Die Bereitstellung des Ordnungssystems auf einem Laufwerk hat Vorteile:

• Die Mitarbeitenden arbeiten ohne GEVER-System produktiv im Ordnungssystem und lernen dieses kennen. Die Zeitdauer des Arbeitens mit dem Laufwerk-OS kann das Amt selber bestimmen.
• Bestehende Daten (Dateien und Emails) können aus den verschiedenen Quellsystemen mit dem Dateiexplorer in die Dossiers überführt werden
• Das Ordnungssystem wird im Dateiexplorer mit den Icons und Besonderheiten des Zielsystems abgebildet (das Problem der begrenzten Pfadlänge im Dateisystem wird durch unsere Software gelöst)
• Dossierbildung und Berechtigungsvergabe des Zielsystems werden emuliert
• Wesentliche Metadaten (z.B. Betreff, zuständiger Sachbearbeiter, Klassifikation, etc) werden erfasst und gepflegt
• Wichtige Datenbestände können von den Mitarbeitenden mit den bekannten Funktionen des Dateiexplorers übernommen werden
• Die Gremien und Verantwortlichen rund um das Ordnungssystem können ihre Rollen bereits wahrnehmen und ihre Arbeitsweise an einem einfachen System "üben"

Bei der in einem zweiten Schritt erfolgenden Produktivsetzung des GEVER-Systems werden alle Dateien aus dem Registraturplan auf dem Laufwerk automatisiert in das Ordnungssystem der Zielumgebung übernommen (migriert). Die Einführung wird vereinfacht:

• Die Mitarbeitenden finden ihre Dokumente in den Dossiers und damit in einer ihnen bereits bekannten Struktur vor
• Die Ausbildung kann sich auf die Besonderheiten des GEVER-Systems beschränken
• Der Aufwand für Support kann stark reduziert werden. Oft geht es am Anfang um Probleme beim Navigieren und Suchen
• Die Akzeptanz bei den Anwendern ist höher, da bereits nach kurzer Zeit produktiv gearbeitet werden kann, auch wenn noch nicht alle Finessen des GEVER-Systems verstanden werden

UBit Schweiz AG hat die folgenden Ämter erfolgreich eingeführt. Kontakte können auf Anfrage gerne zur Verfügung gestellt werden:

• Einführung in der Wettbewerbskommission WEKO
• Einführung im Bundesamt für Berufsbildung und Technologie BBT
• Einführung in der Kommission für Technologie und Innovation KTI
• Einführung in der Vollzugsstelle für den Zivildienst ZIVI

Eine vorgängige Abbildung des OS auf einem Laufwerk und eine strukturierte Datenübernahme der bestehenden Dokumentenstämme wurde bei folgenden Ämtern durchgeführt:

• Einführung im Bundesamt für Berufsbildung und Technologie BBT
• Einführung in der Kommission für Technologie und Innovation KTI
• Einführung in der Vollzugsstelle für den Zivildienst ZIVI

Dokumentenübernahmen aus bestehenden Laufwerksablagen mit Hilfe von UBitLinkFSC nach der Einführung von Fabasoft haben wir in folgenden Ämtern begleitet:

• UBitLink-Migration im Information Service Center EVD ISCeco
• UBitLink-Migration im Bundesamt für Verkehr BAV
• UBitLink-Teilmigration im Staatssekretariat für Wirtschaft SECO
• UBitLink-Teilmigration im Bundesamt für Wohnungswesen BWO

Überführung von Dokumenten aus Fabasoft heraus zurück auf ein Laufwerk oder in eine andere Fachanwendung haben wir für folgende Ämter durchgeführt:

• FIRE Migration für das Staatssekretariat für Wirtschaft SECO
• Dossierexport im  Bundesamt für Berufsbildung und Technologie BBT

Entwicklung von technischen Schnittstellen zu GEVER-Systemen:

• UBitLinkFSC für den Explorerzugriff auf Fabasoft (diverse)
• GEVIS-Outlook-Adapter im Bundesamt für Veterinärwesen BVET
• PUMA-Dossierzugriff in der Wettbewerbskommission WEKO
• BIS-Dossierzugriff im Staatssekretariat für Wirtschaft SECO
• ReSASA-Dossierzugriff im Staatssekretariat für Wirtschaft SECO
• Vorlagenaktualisierung im Staatssekretariat für Wirtschaft SECO