Ein Quantensprung in Ihrer Geschäftsabwicklung

Die Einführung von Fabasoft Folio leitet einen Paradigmenwechsel ein. Weniger Aufwand und Fehler bei der Bedienung verschiedener IT-Systeme führt automatisch zu mehr Zeit für die Geschäftsabwicklung:

• Informationseingang FAX, Post, E-Mail über einen Kanal
• Aufgaben werden entlang elektronischer Arbeitsabläufe abgewickelt
• Einfache Kontrollen verhindern das Versanden
• Rollenkonzept und Stellvertretungen verhindern Krankheits- und Urlaubsstau
• Geschäftsspezifisch aufbereitete Vorlagen verkürzen die Durchlaufzeiten
• Transparenz in Abläufen und Dokumentation stellt die einfache Zertifizierbarkeit sicher

Fabasoft Folio unterstützt Sie bei der Erreichung eines höheren Reifegrades in Ihrer Organisation.

Bestandteile von Fabasoft Folio

• Digitaler Posteingang: eingehende Post wird im Posteingang eingescannt und auf elektronischem Weg an die Empfänger verteilt. Die Zeit vom Posteingang bis zur Bearbeitung des Dokuments durch den zuständigen Mitarbeiter wird verkürzt. Da auch eMail und Fax über den gleichen Kanal zu den Mitarbeitern gelangen und einem Geschäft zugeordnet werden können, wird die Arbeit mit eingehenden Dokumenten aus verschiedenen Quellen vereinheitlicht und benutzerfreundlich
• Workflowmanagement: die Abläufe in Ihrem Unternehmen können mit den zugehörigen Dokumentenvorlagen im System revisionssicher abgebildet werden (serielle und parallele Prozesse mit Entscheidungspunkten). Die Geschäfte mit den zugehörigen Dokumenten wandern entlang der definierten Abläufe automatisch von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz. Es ist jederzeit möglich den Stand zu prüfen und zu lokalisieren, wo der Prozess gerade steht. Ad hoc Prozessbearbeitung ermöglicht es den Mitarbeitern auf spezielle Umstände rasch und selbständig zu reagieren
• Kundenverwaltung CRM: Kundenkontakte werden im System erfasst und den richtigen Geschäften zugeordnet. Kontakte werden mit allen zugehörigen Dokumenten auf der Zeitschiene angezeigt. Kundenprozesse (Besuche, Infoversand, …) werden mit kundenspezifischen Informationen initialisiert. Die vollständige Historie von der ersten Kontaktaufnahme bis zur letzten After-Sales-Aktivität wird dokumentiert.
• Single Instance Content Store (SICS): es gibt nur eine gültige Version eines Dokumentes, - immer! Per eMail oder im Workflow werden lediglich Verweise auf diese gültige Version transportiert. Somit ist sichergestellt, dass Änderungen bei allen angebundenen Benutzern aktualisiert werden. Die Änderungsgeschichte ist jederzeit einsehbar und zeichnet transparent auf, wer-wann-was gemacht hat
• Fachanwendungsintegration: damit die Vorteile eines Single Instance Content Store wirklich greifen können, müssen dezentral entstehende Dokumente zentral abgelegt werden. Die offene Architektur von Fabasoft Folio ermöglicht es den bidirektionalen Datenaustausch über Standardschnittstellen (z.B. SOAP) zu realisieren
• Knowledge-Management: die gespeicherten Dokumente werden automatisch mit Metadaten versehen, welche aus dem zugehörigen Geschäft und den damit verbundenen Informationen (CRM, Produktinfo, Schlagwörter, …) stammen. Dies verbessert die Auffindbarkeit erheblich, da ein Dokument in verschiedenen Kontexten gefunden werden kann. Die mit Fabasoft Folio einsetzbare Suchsoftware Mindbreeze Enterprise Search ermöglicht es darüber hinaus alle Datenstämme auf allen Systemen Ihres Unternehmens zu indexieren und mit einem einzigen Aufruf zu durchsuchen
• Archivierung und Document Lifecycle: die Definition von Aufbewahrungsfristen in Abhängigkeit von Dokumentenklassen und Prozessen ermöglicht es die Handhabung von Dokumenten weitgehend vorherzubestimmen. In Abhängigkeit von den Vorgaben können Inhalte in verschiedenen Stufen der Langzeitarchivierung zugeführt oder automatische Vernichtet werden
• Sicherer Betrieb: die hochverfügbare skalierbare Referenzarchitektur mit Online Backups, verteilten Transaktionen und ausgeklügelter Lastverteilung wird der strategischen Bedeutung von Information gerecht und wächst mit Ihrem Unternehmen und dessen Ansprüchen. Durch die spezielle Architektur können Microsoft® und Linux gleichwertig unterstützt werden
• Virtualisierung der Arbeitsplätze: jeder Mitarbeiter hat seinen persönlichen Arbeitsplatz im System. Egal ob er in seinem Büro, in einem Sitzungszimmer, daheim, unterwegs oder über die Systeme eines Kunden auf seine Daten zugreift, immer findet er die gewohnte Umgebung vor. Die sichere Handhabung der Daten ist gewährleistet

Einführung von Fabasoft Folio

Für den reibungslosen Übergang ist es wichtig, dass Fabasoft Folio nahtlos auf Ihre Organisation und IT-Landschaft angepasst wird. Dazu gehören die folgenden Hauptaufgaben:

• Konfigurieren des Systems auf den Sprachgebrauch Ihrer Unternehmung oder Verwaltung
• Abbilden von Organisation und Prozessen im System
• Überprüfen und anpassen von  Aufbauorganisation und Geschäftsprozessen
• Prüfen und optimieren von IT-Infrastruktur und Ablagesystemen
• Migrieren bestehender Dokumentenstämme ins System
• Aufbau einer Scanninginfrastruktur mit Ablagesystemen
• Anpassen von Vorlagen an die Automatisierungsmöglichkeiten des Systems
• Prüfen und ggf. Anpassen der Umsysteme
• Realisieren von Schnittstellen (z.B. DMS / ERP)
• Automatisieren und optimieren der Archivierungsabläufe

Unterlagen und Präsentationen zu Fabasoft Folio finden sie auf den Seiten der Firma Fabasoft in Linz.

Für weitere Informationen und die Vereinbarung eines Präsentationstermins in der Schweiz oder im Süddeutschen Raum wenden Sie sich bitte direkt an +41 (52) 242 7856.